Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

Marco legal aplicable

• Ley 81 de 26 de marzo de 2019 — Ley de Protección de Datos Personales de la República de Panamá.
• Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021 — Reglamenta la Ley 81.
• Autoridad Nacional de Transparencia y Acceso a la Información (ANTAI) — órgano de control.
• Ley 51 de 22 de julio de 2008 — Ley de Comercio Electrónico.
• Referencias al Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, aplicable si hay titulares residentes en el espacio europeo.

1. Introducción y principios

En chat.workflow507.com valoramos y respetamos la privacidad. Esta Política explica de manera clara y transparente qué datos personales tratamos, con qué finalidad, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos, cómo los protegemos y qué derechos tienes.

Los principios que rigen el tratamiento son los del Artículo 4 de la Ley 81 de 2019: lealtad, finalidad, proporcionalidad, veracidad, transparencia, seguridad, confidencialidad y licitud.

2. Definiciones

• Datos Personales: Cualquier información concerniente a personas naturales que las identifique o las haga identificables (Art. 4.1 Ley 81).
• Datos Sensibles: Datos referidos a la esfera íntima del titular cuyo uso indebido puede generar discriminación o riesgo grave (Art. 4.3 Ley 81).
• Titular: Persona natural a quien se refieren los datos personales.
• Cliente: Quien contrata chat.workflow507.com para atender a sus propios clientes.
• Usuario: Cada persona a la que el Cliente da acceso al panel.
• Contacto: Persona que se comunica con el Cliente por un canal conectado a chat.workflow507.com.
• Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre el tratamiento. Workflow507 (operando como chat.workflow507.com) es Responsable de los datos de registro del Cliente y de sus Usuarios, y actúa como Encargado cuando trata los datos de los Contactos por cuenta del Cliente (ver sección 11).
• Encargado del Tratamiento: Quien trata datos por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, registro, almacenamiento, uso, transferencia, supresión, etc.).

3. Responsable del Tratamiento

Workflow507 (marca comercial: chat.workflow507.com)
Titular: Jeziel Elias Leira López, cédula 8-783-1657
Domicilio: República de Panamá, Provincia de Panamá Oeste, Distrito de La Chorrera
Correo: info@workflow507.com
Oficial de Protección de Datos: Jeziel Elias Leira López (titular del establecimiento)

4. Datos que tratamos

4.1. Datos del Cliente y de sus Usuarios

• Datos de acceso: Nombre, correo electrónico y contraseña de cada Usuario. La contraseña se guarda cifrada con un algoritmo de un solo sentido: nadie puede leerla, ni nosotros.
• Datos del negocio: Nombre del negocio, datos de contacto y la configuración de sus canales.
• Datos de facturación: Los necesarios para cobrar el plan, procesados por nuestro proveedor de pagos y no por chat.workflow507.com directamente.
• Datos de actividad: Inicios de sesión, dirección IP y acciones relevantes en el panel, para el registro de auditoría del propio Cliente.

4.2. Datos de los Contactos del Cliente

Cuando un Contacto escribe al Cliente por un canal conectado, el Servicio trata por cuenta del Cliente:

• Nombre, número de teléfono, usuario de la red social o correo electrónico con que escribe.
• El contenido de la conversación: mensajes, imágenes, documentos, notas de voz y, si la comparte, su ubicación.
• Los datos que el Cliente añade: etiquetas, notas internas, empresa, campos propios y respuestas a encuestas de satisfacción.
• El resultado de los mensajes enviados en campañas (entregado, leído, respondido, fallido) y su costo informado por Meta.

Estos datos son del Cliente y se tratan por su cuenta. Ver la sección 11.

4.3. Datos recolectados automáticamente

• Datos técnicos: Dirección IP, tipo y versión de navegador, sistema operativo y zona horaria.
• Datos de uso: Funciones utilizadas, errores producidos y tiempos de sesión.

4.4. Datos que NO recolectamos

• NO solicitamos datos sensibles y pedimos no usarlos en la Plataforma más allá de lo que la atención estrictamente requiera.
• NO recolectamos datos de menores de edad conscientemente.
• NO almacenamos tarjetas de crédito. Los pagos con tarjeta los procesa un tercero certificado PCI-DSS.

5. Finalidad del tratamiento (Art. 5 Ley 81)

5.1. Ejecución del contrato

• Crear y mantener la cuenta del Cliente y los accesos de sus Usuarios.
• Recibir, mostrar, repartir y enviar los mensajes de los canales conectados.
• Enviar las campañas y mostrar sus resultados.
• Generar los informes, exportaciones y registros que el Cliente solicite.
• Facturar y cobrar según el plan.
• Proveer soporte técnico.

5.2. Cumplimiento legal

• Cumplir obligaciones fiscales, contables y regulatorias panameñas.
• Responder requerimientos de autoridades competentes.
• Prevenir fraude, abuso y actividades ilícitas.

5.3. Mejora del Servicio (con base en interés legítimo)

• Detección y corrección de errores.
• Análisis agregados del uso, que no identifican a nadie.

5.4. Comunicaciones

• Avisos operativos del Servicio (estado de la cuenta y de los canales, cambios importantes, avisos de seguridad).
• Comunicaciones comerciales solo con consentimiento expreso, revocable en cualquier momento.

5.5. NO tratamos los datos para:

• Entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.
• Venta o cesión a terceros con fines publicitarios.
• Elaborar perfiles con efectos jurídicos sobre nadie.
• Contactar por nuestra cuenta a los Contactos del Cliente. Sus datos son del Cliente, no nuestros.

6. Base legal del tratamiento

• Ejecución contractual: Para prestar el Servicio contratado.
• Consentimiento: Para comunicaciones comerciales y cookies no esenciales.
• Obligación legal: Para cumplir la normativa fiscal, contable, anti-lavado y los requerimientos de autoridades.
• Interés legítimo: Para la seguridad del Servicio, la prevención de fraude y su mejora.

7. Con quién compartimos los datos (Encargados y terceros)

Para operar el Servicio compartimos datos con proveedores tecnológicos seleccionados por su reputación y estándares de seguridad, obligados contractualmente a protegerlos.

7.1. Infraestructura

7.2. Canales de mensajería

Para enviar y recibir mensajes, el Servicio intercambia los datos de cada conversación con el proveedor del canal que el Cliente conectó: Meta Platforms, Inc. (WhatsApp, Instagram y Messenger) y, cuando el Cliente los conecta, TikTok, Telegram, Google o Microsoft (correo) y los proveedores de SMS. A esos datos se les aplican además las políticas de privacidad de cada proveedor.

7.3. Funciones que el Cliente activa

Si el Cliente activa una función de inteligencia artificial (por ejemplo, pasar notas de voz a texto) o conecta una integración (un bot, Slack, un webhook), los datos necesarios se envían al proveedor de esa función solo para devolver el resultado, y no se usan para entrenar modelos.

7.4. Pagos de la suscripción

Los pagos con tarjeta los procesa Paddle.com Market Limited, que actúa como Merchant of Record y proveedor certificado PCI-DSS. Para clientes en Panamá, la suscripción podrá pagarse además por Yappy o transferencia. chat.workflow507.com no almacena datos de tarjetas.

7.5. Transferencias internacionales de datos

Algunos Encargados tratan datos fuera de Panamá (principalmente en la Unión Europea y Estados Unidos). Estas transferencias se realizan conforme al Artículo 34 de la Ley 81, con garantías contractuales de un nivel adecuado de protección. Al aceptar esta Política, autorizas expresamente estas transferencias, necesarias para prestar el Servicio.

7.6. NO vendemos datos

chat.workflow507.com nunca vende, alquila ni comercializa datos personales —ni los del Cliente ni los de sus Contactos— a terceros con fines publicitarios o comerciales.

7.7. Divulgación por obligación legal

Podremos divulgar datos a autoridades competentes cuando lo exija una orden judicial o administrativa, la Dirección General de Ingresos, la ANTAI, la ACODECO, la investigación de delitos o la normativa anti-lavado (Ley 23 de 2015).

8. Plazos de conservación

Transcurridos los plazos, los datos se eliminan o anonimizan de manera segura, salvo obligación legal de conservación superior.

9. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables conforme al Artículo 28 de la Ley 81:

• Cifrado en tránsito: Todas las comunicaciones usan HTTPS (TLS 1.2 o superior).
• Credenciales cifradas: Las contraseñas se guardan con cifrado de un solo sentido, y los secretos de conexión de los canales se guardan cifrados.
• Copias de seguridad cifradas: Diarias, guardadas fuera del servidor principal.
• Acceso protegido: Verificación en dos pasos disponible y límite de sesiones simultáneas por Usuario.
• Aislamiento: Cada cuenta solo ve sus propios datos.
• Auditoría: Registro de accesos y de operaciones sensibles, incluidos los borrados.
• Actualizaciones: Aplicadas oportunamente a dependencias e infraestructura.

Ninguna medida es infalible. En caso de una brecha de seguridad que afecte datos personales, notificaremos al Cliente sin dilación indebida al correo registrado y a la ANTAI dentro del plazo legal (72 horas desde que tengamos conocimiento), cuando aplique.

10. Cookies y tecnologías similares

• Cookies esenciales (sin consentimiento, por ser estrictamente necesarias): mantener la sesión iniciada en el panel, recordar la conversación del chat de la web de un Cliente y proteger contra ataques y abuso.
• Cookies funcionales: Preferencias básicas de la interfaz.
• Cookies analíticas: Este sitio no usa Google Analytics ni servicios similares. Si en el futuro los implementamos, lo notificaremos y solicitaremos consentimiento.
• Cookies publicitarias: No las utilizamos.

Puedes gestionar las cookies desde la configuración de tu navegador. Bloquear las esenciales impide el funcionamiento del Servicio.

11. Tu rol frente a los datos de tus Contactos

Importante — lee esta sección si usas chat.workflow507.com para atender a tus clientes: los datos de tus Contactos son tuyos, y la responsabilidad sobre ellos también.

• Tú eres el Responsable del Tratamiento de esos datos frente a sus titulares.
• chat.workflow507.com actúa como Encargado, procesándolos por cuenta tuya y siguiendo tus instrucciones.
• Tú declaras tener base legal para tratarlos y, para escribirles por iniciativa propia, su consentimiento previo, expreso y verificable.
• Tú debes atender los derechos de esas personas (acceso, rectificación, supresión, oposición) y sus solicitudes de baja de inmediato.
• Tú decides quién de tu equipo ve qué, y lo que tu equipo escribe a tus Contactos.

11.1. Mensajes que tú inicias

• Solo puedes cargar o importar contactos que obtuviste de forma lícita y que aceptaron que les escribas. Está prohibido usar listas compradas, alquiladas, intercambiadas o extraídas de internet.
• chat.workflow507.com no vende, alquila ni facilita listas de contactos, ni completa o enriquece tus contactos con datos de terceros.
• Los datos de tus Contactos no se usan para escribirles fuera de tu relación con ellos, ni por ti ni por chat.workflow507.com.
• El incumplimiento se rige por la política antispam de los Términos y Condiciones (sección 6).

Si necesitas un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) formal, escríbenos a info@workflow507.com.

12. Tus derechos como Titular (Ley 81, Art. 6)

• Acceso: Confirmar si tratamos tus datos y obtener copia de ellos.
• Rectificación: Corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación o supresión: Pedir que se eliminen cuando ya no sean necesarios, revoques el consentimiento o su tratamiento sea ilícito. No procede cuando la ley obliga a conservarlos.
• Oposición: Oponerte al tratamiento basado en interés legítimo, salvo motivo legítimo imperioso.
• Portabilidad: Recibir tus datos en un formato estructurado y de uso común (CSV, JSON).
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos. En chat.workflow507.com no tomamos decisiones de ese tipo.
• Revocar el consentimiento en cualquier momento, sin afectar la licitud del tratamiento previo.
• Reclamar ante la ANTAI si consideras vulnerado tu derecho: antai.gob.pa · info@antai.gob.pa.

13. Cómo ejercer tus derechos

Envía un correo a info@workflow507.com con el asunto «Ejercicio de derecho — [el derecho]», identifícate (nombre y correo registrado) y describe tu solicitud.

• Plazo de respuesta: 10 días hábiles conforme al Artículo 7 del Decreto Ejecutivo 285 de 2021, prorrogables por otros 10 cuando la solicitud sea compleja.
• Gratuidad: El ejercicio de derechos es gratuito, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas.
• Denegación motivada: Si no podemos atender la solicitud por causa legal, te explicaremos las razones.

Si eres Contacto de un negocio que usa chat.workflow507.com (le escribiste por WhatsApp, Instagram u otro canal): el Responsable de tus datos es ese negocio, no chat.workflow507.com. Dirígele a él tu solicitud. Si no logras contactarlo, escríbenos y te ayudamos a encauzarla.

Si recibiste un mensaje que no pediste de un negocio que usa chat.workflow507.com: pídele directamente que no te escriba más, y está obligado a dejar de hacerlo de inmediato. Además puedes denunciarlo escribiendo a info@workflow507.com con el número o el perfil que te escribió. Revisamos cada denuncia y, si hay incumplimiento, limitamos o suspendemos la cuenta de ese negocio.

14. Menores de edad

El Servicio no está dirigido a menores de 18 años. No recolectamos a sabiendas datos de menores como Clientes o Usuarios. Si eres padre o tutor y crees que un menor a tu cargo nos ha proporcionado datos, contáctanos.

15. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política. Los cambios materiales se notificarán por correo electrónico con un preaviso mínimo de 15 días antes de entrar en vigencia y mediante un aviso en la aplicación. El histórico de versiones estará disponible públicamente.

16. Contacto

Para cualquier consulta sobre privacidad: info@workflow507.com. Autoridad de control: ANTAI — antai.gob.pa.

Al contratar el Servicio y aceptar esta Política, reconoces haberla leído y comprendido, y otorgas tu consentimiento libre, específico, informado e inequívoco para el tratamiento de tus datos conforme a lo aquí establecido.

Versión 1.0 — octubre de 2026 · Próxima revisión prevista: abril de 2027